Het versturen van pakketten naar het buitenland kan een complexe taak zijn, maar met de juiste kennis en voorbereiding kan het een soepel proces worden.
In deze uitgebreide gids bespreken we de belangrijkste aspecten van internationaal verzenden, waaronder het kiezen van de juiste vervoerders, het omgaan met douaneverklaringen, het onderhandelen van vervoerscontracten en het correct verpakken van je pakketten.
Ook gaan we in op hoe je je kunt inlezen over de wetgeving voor internationale zendingen en hoe je kunt voldoen aan klantverwachtingen.
Klanten en hun verwachtingen
Leer je doelgroep kennen
De eerste stap in succesvol internationaal verzenden is het begrijpen van je klanten. Het is belangrijk om te weten waar je naartoe verzendt, maar nog belangrijker is om te weten wie je klant is en wat hun wensen zijn.
Volgens het E-commerce Delivery Compass 2023 van Sendcloud bouwen online retailers hun diensten op rond de wensen van hun klanten. Het artikel laat zien dat klanten gemiddeld 20 bestellingen per jaar doen waar een order van waarde boven de €100 euro meer regel dan uitzondering is. Er valt dus veel omzet te behalen op de internationale markt.
Dat bewijst maar weer dat de klant koning is. Het is dus belangrijk om goed te onderzoeken wie je doelgroep is en wat verwachtingen zijn. Uiteindelijk wil je in het gehele proces alle mogelijke obstakels uit de weg halen om de customer journey zo soepel mogelijk te laten verlopen.
Klantverwachtingen
Zoals eerder benoemd, is het belangrijk om aan de verwachtingen van de klanten te voldoen als het gaat om internationaal verzenden. Wat verwachten klanten nou als het gaat om internationale verzending? Enkele van de belangrijkste punten zijn:
- Gemak: Klanten willen een naadloze ervaring van browsen en kopen tot verzending en ontvangst.
- Kosten: Veel klanten verwachten gratis verzending bij bestellingen boven een bepaald bedrag, meestal rond de 150 euro.
- Levertijd: De gemiddelde klant verwacht een levering binnen 3 tot 4 dagen en is bereid maximaal 5 dagen te wachten.
Het is essentieel om klantprofielen op te stellen met gedetailleerde verwachtingen per regio. Zo kun je een aantrekkelijk en betaalbaar aanbod creëren dat aan de wensen van je klanten voldoet.
Documenten bij internationaal verzenden
Douaneverklaringen
Een van de grootste uitdagingen bij internationaal verzenden is het omgaan met douaneverklaringen. Deze verklaringen zijn essentieel voor de douaneautoriteiten om te bepalen welke invoerrechten en belastingen op je zending van toepassing zijn.
Belangrijke onderdelen van een douaneverklaring zijn:
- Beschrijving van de goederen: Een gedetailleerde beschrijving van wat er in het pakket zit.
- Waarde van de goederen (COGS): De commerciële waarde van de producten.
- Land van herkomst (COO): Waar de goederen zijn geproduceerd.
- HS-code: Een unieke code die wordt gebruikt om producten te identificeren voor douanedoeleinden.
Documentbeheer
Het zorgvuldig invullen van douaneformulieren voorkomt extra kosten en vertraging doordat de douane de goederen eenvoudig kan verwerken. Nauwkeurige en gedetailleerde beschrijvingen helpen douanebeambten de inhoud van het pakket te begrijpen, terwijl het opgeven van de werkelijke waarde voorkomt dat er aanvullende heffingen of boetes worden opgelegd. Door fouten te vermijden, vermindert u de kans op vertragingen, waardoor u mogelijke opslagkosten of retourzendingen kunt vermijden.
Voor internationaal verzenden moet je specifieke douanedocumenten gebruiken, zoals CN22, CN23 en commerciële facturen. Hier is een kort overzicht:
- CN22-formulier:
- Gebruik dit voor pakketten tot 2 kg en met een waarde tot €425.
- Bevat minder details dan CN23.
- Vaak als sticker aan de adreszijde van het pakket bevestigd.
- CN23-formulier:
- Voor pakketten tussen 2 en 20 kg en/of met een waarde boven €425.
- Gedetailleerder dan CN22.
- Bevestigd aan de buitenkant van het pakket in een transparante envelop, samen met een CP71-formulier (adreskaart).
- Commerciële facturen:
- Voeg altijd toe, ongeacht CN22 of CN23.
- Drie exemplaren nodig: één voor het land van verzending, één voor het bestemmingsland en één voor de ontvanger.
- Zorgt ervoor dat douaneautoriteiten de waarde en inhoud van het pakket kunnen beoordelen voor invoerrechten.
Belangrijke punten:
- Vul de formulieren correct en volledig in om vertragingen, boetes of teruggave te voorkomen.
- Gebruik Engels voor de douanedocumenten om vertragingen door taalbarrières te vermijden.
- Zorg voor gedetailleerde beschrijvingen van de inhoud en vermelding van de HS-code (Harmonized System code) voor de producten.
Vervoerders en Contractonderhandelingen
De Juiste Internationale Vervoerder Kiezen voor zendingen
Het kiezen van de juiste vervoerder voor je internationale zendingen kan een groot verschil maken in termen van kosten, levertijd en betrouwbaarheid. Vergelijk de tarieven van verschillende vervoerders om de meest kostenefficiënte optie te vinden.
Kies daarnaast een vervoerder met een goede reputatie voor het tijdig en veilig leveren van pakketten. Let ook op het dienstenaanbod, zoals verzekering, tracking en douaneafhandeling, om ervoor te zorgen dat je zendingen soepel verlopen en goed beschermd zijn.
Contractonderhandelingen
Het onderhandelen van goede contracten met vervoerders is essentieel om je verzendkosten te beheren en je marges te beschermen. Hier zijn enkele tips voor succesvolle onderhandelingen:
- Volume Kortingen: Als je grote volumes verzendt, kun je mogelijk korting krijgen op je verzendtarieven.
- Flexibiliteit: Zorg ervoor dat je contracten flexibel genoeg zijn om aan te passen aan veranderingen in je verzendbehoeften.
- Diensten en SLA’s: Bespreek de specifieke diensten die je nodig hebt en zorg ervoor dat de vervoerder duidelijke Service Level Agreements (SLA’s) biedt.
Verpakken voor Internationaal Transport
Verpakkingsmaterialen en Methoden
Het correct verpakken van je pakketten is super belangrijk om ervoor te zorgen dat ze veilig en onbeschadigd aankomen. Hier zijn een paar handige tips:
- Gebruik stevig materiaal: Kies altijd voor een stevige doos die tegen een stootje kan. De vuistregel is dat een pakketje een val van 1,5 meter moet kunnen weerstaan. Hergebruik een doos alleen als deze nog in goede staat is.
- Bescherm de inhoud: Gebruik voldoende vulmateriaal zoals bubbeltjesplastic, schuim of oude kranten om te voorkomen dat de spullen in de doos bewegen. Zorg ervoor dat breekbare items goed beschermd zijn en elkaar niet kunnen raken.
- Sluit de doos goed af: Gebruik sterke tape om alle naden en randen goed af te sluiten. Ga voor extra zekerheid door de doos in een H-patroon af te tapen.
- Label duidelijk: Zorg ervoor dat het adres van de ontvanger duidelijk zichtbaar is en voeg je eigen adres toe als retouradres. Het kan ook handig zijn om een label met ‘breekbaar’ of ‘this side up’ op de doos te plakken als dat van toepassing is.
- Controleer op gewicht: Zorg dat de doos niet te zwaar is voor het type verpakking dat je gebruikt. Een te zware doos kan sneller beschadigd raken.
Door deze eenvoudige stappen te volgen, zorg je ervoor dat je pakket goed beschermd is en veilig aankomt op zijn bestemming. Zo kun je met een gerust hart je spullen verzenden, wetende dat je er alles aan hebt gedaan om ze in topconditie te houden!
Specifieke Verpakkingsvereisten
Er zijn natuurlijk altijd uitzonderingen op de regel. In bepaalde gevallen komt het voor dat je verpakkingsmaterialen aan specifieke eisen moet doen. Dit is afhankelijk van wat er vervoerd wordt. Hieronder de twee meest voorkomende gevallen:
- Bederfelijke goederen: Gebruik geïsoleerde verpakkingen en koelmiddelen om bederfelijke goederen vers te houden.
- Breekbare items: Zorg voor extra bescherming en markeer de pakketten duidelijk als ‘breekbaar’.
Verstuur je veel breekbare items? Dan is het verstandig om de vervoerder dit te laten weten door een sticker op de doos te plakken. Wij hebben een sticker gemaakt voor a6 printers die je zo op de doos kunt plakken.
Wetgeving bij Internationale Zendingen
Het begrijpen van de wetgeving voor internationale zendingen is essentieel om problemen bij de douane te vermijden en je pakket soepel door het proces te laten gaan. Door gebruik te maken van betrouwbare bronnen en tools, kun je ervoor zorgen dat je altijd op de hoogte bent van de laatste regels en voorschriften. Dit helpt niet alleen om vertragingen te voorkomen, maar ook om onverwachte kosten en complicaties te minimaliseren.
Disclaimer
Bronnen en Tools
Het begrijpen van de wetgeving voor internationale zendingen is essentieel om problemen bij de douane te vermijden. Hier zijn enkele bronnen en tools die je kunt gebruiken:
- Overheidswebsites: Bezoek de websites van de douaneautoriteiten van de landen waar je naartoe verzendt voor specifieke regelgeving en vereisten.
- Handelsorganisaties: Lid worden van handelsorganisaties kan nuttige informatie en ondersteuning bieden.
- Online tools: Er zijn verschillende online tools beschikbaar die je kunnen helpen bij het berekenen van invoerrechten en het invullen van douaneformulieren.
Blijf Op de Hoogte
De wetgeving voor internationale zendingen kan regelmatig veranderen. Het is belangrijk om up-to-date te blijven met de laatste wijzigingen om problemen te voorkomen. Abonneer je op nieuwsbrieven en updates van relevante organisaties en regelmatige controles van je verzendprocessen.
Klantgerichtheid in Internationaal Verzenden
Klanttevredenheid speelt een cruciale rol bij internationaal verzenden. Het is belangrijk dat pakketten op tijd aankomen en dat de verzendkosten redelijk zijn. Door duidelijke communicatie, diverse verzendopties en betrouwbare levertijden te bieden, kun je aan de verwachtingen van je klanten voldoen en hun vertrouwen winnen. Hier zijn enkele strategieën om je klanttevredenheid te verbeteren en ervoor te zorgen dat je internationale zendingen soepel verlopen.
Levering en Kosten
Klanttevredenheid is een cruciaal aspect van internationaal verzenden. Klanten verwachten niet alleen dat hun pakketten op tijd aankomen, maar ook dat de verzendkosten redelijk zijn. Hier zijn enkele strategieën om aan klantverwachtingen te voldoen:
- Duidelijke communicatie: Zorg voor transparantie in je verzendkosten en leveringsvoorwaarden. Vermeld duidelijk eventuele extra kosten zoals invoerrechten.
- Verzendopties: Bied verschillende verzendopties aan, zoals standaard, express en economy, zodat klanten kunnen kiezen wat het beste bij hen past.
- Gratis verzending: Overweeg om gratis verzending aan te bieden bij bestellingen boven een bepaald bedrag om de conversie te verhogen.
Levertijd en Tracking
Het bieden van betrouwbare levertijden en uitgebreide trackingmogelijkheden kan het vertrouwen van de klant vergroten en de klanttevredenheid verbeteren.
- Real-time tracking: Bied klanten de mogelijkheid om hun zendingen in real-time te volgen, zodat ze altijd weten waar hun pakket is.
- Snelle levering: Werk samen met betrouwbare vervoerders om snelle en tijdige levering te garanderen.
Retourbeleid
Een goed retourbeleid is essentieel voor een positieve klantervaring. Retouren horen nou eenmaal bij deze tijd en je ontkomt er niet aan. Ervoor zorgen dat de klant eenvoudig retouren kan aanmelden en opsturen zorgt ervoor dat de klant sneller bij jouw webshop terug zal komen. Door een soepel en klantvriendelijk retourproces aan te bieden, kun je het vertrouwen van je klanten versterken en hun loyaliteit vergroten, wat uiteindelijk leidt tot hogere herhaalaankopen en een betere reputatie voor je webshop.
In dit artikel kan je lezen hoe je het retourproces zo goed mogelijk kan aanpakken.
Conclusie
Internationaal verzenden brengt verschillende uitdagingen met zich mee, maar met de juiste strategieën en tools kun je deze uitdagingen effectief aanpakken. Het begrijpen van je klant, het correct invullen van douaneverklaringen, het kiezen van de juiste vervoerders en het correct verpakken van je pakketten zijn cruciale stappen om succesvol te zijn. Door je goed in te lezen over de wetgeving en klantgerichte benaderingen te volgen, kun je je internationale verzendoperaties optimaliseren en een naadloze ervaring bieden aan je klanten.
