Een klant bestelt enthousiast een product in je webshop, en drie dagen later krijgt hij een mail dat het artikel toch niet op voorraad is. Frustrerend voor de klant, schadelijk voor jouw reputatie en vaak ook nog eens duur. Backorders voorkomen in je webshop is daarom geen nice-to-have, maar een operationele prioriteit. In dit artikel lees je waar backorders vandaan komen en met welke concrete maatregelen je ze structureel terugdringt.
Wat zijn backorders en waarom zijn ze een probleem
Een backorder ontstaat wanneer een klant een bestelling plaatst voor een product dat op dat moment niet op voorraad is, maar wel besteld kan worden. De klant betaalt, krijgt een orderbevestiging, en wacht vervolgens op levering zodra de voorraad weer binnen is. Het product blijft dus zichtbaar en bestelbaar in de webshop, ook al ligt het nergens op een schap.
Backorder vs. voorraadtekort: het verschil
Het verschil met een gewoon voorraadtekort zit in de zichtbaarheid richting de klant. Bij een voorraadtekort haal je het product offline of toon je duidelijk “niet op voorraad”, waardoor de klant niet kan bestellen. Bij een backorder blijft de bestelknop actief en wordt de klant pas na aankoop geconfronteerd met de vertraging. Dat laatste is riskanter voor de klantervaring, omdat de verwachting (snelle levering) niet overeenkomt met de realiteit.
De verborgen kosten van backorders
Backorders kosten meer dan alleen een ontevreden klant. Denk aan:
- Annuleringen en terugboekingen, met extra administratieve rompslomp.
- Negatieve reviews die nieuwe klanten afschrikken.
- Extra klantenservicecontacten om status en levertijd toe te lichten.
- Kortingscodes of gratis verzending als compensatie, wat direct op je marge drukt.
- Verlies van vertrouwen, waardoor klanten bij een volgende aankoop sneller naar een concurrent gaan.
Waarschuwing: Onderschat de stille kosten niet. Een klant die eenmaal een backorder-teleurstelling heeft meegemaakt, checkt bij een volgende bestelling vaker eerst de voorraad bij een concurrent.
De meest voorkomende oorzaken van backorders
Backorders ontstaan zelden toevallig. Meestal liggen er structurele processen achter die keer op keer tot dezelfde fout leiden.
Voorraadonnauwkeurigheid als hoofdoorzaak
De grootste boosdoener is een voorraadregistratie die niet overeenkomt met de werkelijkheid. Dit gebeurt door handmatige Excel-registraties, verouderde systemen die niet realtime bijwerken, of simpelweg menselijke fouten bij het tellen en boeken van voorraad. Als je systeem zegt dat er nog 12 stuks liggen, terwijl er in werkelijkheid 3 op de plank staan, is een backorder een kwestie van tijd.
Multichannel-verkoop zonder centrale voorraadcontrole
Verkoop je via meerdere kanalen, zoals je eigen webshop, Bol.com, Amazon en misschien een fysieke winkel, dan is centrale voorraadcontrole essentieel. Zonder realtime synchronisatie tussen kanalen verkoop je hetzelfde artikel dubbel: Ć©Ć©n keer op de marketplace, Ć©Ć©n keer in je webshop, terwijl er maar Ć©Ć©n stuk op voorraad ligt.
Andere veelvoorkomende oorzaken zijn:
- Slechte forecasting, waarbij seizoenspieken, Black Friday-acties of influencer-campagnes niet worden meegenomen in de inkoopplanning.
- Te lange doorlooptijden bij leveranciers, zonder buffer voor vertraging.
- Menselijke fouten bij het tellen, scannen of boeken van goederenontvangst.
Backorders voorkomen met slimme forecasting
Goede forecasting is de basis van elke strategie om backorders voorkomen in je webshop mogelijk te maken. Je wilt niet reageren op een tekort, maar het voorspellen voordat het gebeurt.
Gebruik historische verkoopdata om patronen te herkennen: welke producten verkopen structureel goed, welke pieken zie je terugkomen rond specifieke maanden of feestdagen? Combineer dit met geplande marketingacties. Een productlancering of kortingsactie zonder voorraadophoging is een directe uitnodiging voor backorders.
Hoe je een veiligheidsvoorraad berekent
Veiligheidsvoorraad (safety stock) is de buffer die je aanhoudt om schommelingen in vraag en levertijd op te vangen. Een veelgebruikte formule:
Veiligheidsvoorraad = (Maximale dagelijkse verkoop x Maximale levertijd) – (Gemiddelde dagelijkse verkoop x Gemiddelde levertijd)
Verkoop je gemiddeld 10 stuks per dag met een levertijd van 7 dagen, maar kan de vraag oplopen tot 18 stuks per dag en de levertijd tot 10 dagen, dan reken je: (18 x 10) – (10 x 7) = 180 – 70 = 110 stuks veiligheidsvoorraad.
ABC-analyse toepassen op je assortiment
Niet elk product verdient dezelfde aandacht. Met een ABC-analyse verdeel je je assortiment in:
| Categorie | Kenmerk | Aandachtsniveau |
|---|---|---|
| A-artikelen | Hoge omzet, hoge verkoopfrequentie | Nauwkeurige forecasting, hoge veiligheidsvoorraad |
| B-artikelen | Gemiddelde omzet en frequentie | Periodieke controle, gematigde buffer |
| C-artikelen | Lage omzet, incidentele verkoop | Minimale buffer, reactief bijbestellen |
Zo voorkom je dat je kapitaal vastzit in langzaam verkopende C-artikelen, terwijl je populairste producten juist te weinig buffer hebben.
Tip: Herzie je ABC-indeling elk kwartaal. Producten verschuiven van categorie door seizoensinvloeden of trends, en een verouderde indeling leidt juist tot nieuwe backorders.
Realtime voorraadbeheer als sleutel tot minder backorders
Forecasting bepaalt hoeveel je inkoopt, maar realtime voorraadbeheer bepaalt of je verkoopkanalen ook echt kloppen met de fysieke werkelijkheid.
Cycle counting: frequenter en nauwkeuriger tellen
In plaats van Ć©Ć©n keer per jaar het hele magazijn stil te leggen voor een volledige telling, werk je met cycle counting: je telt continu kleine, wisselende delen van je voorraad. A-artikelen tel je bijvoorbeeld wekelijks, C-artikelen maandelijks of per kwartaal. Dit houdt je voorraadregistratie continu actueel, in plaats van Ć©Ć©n keer per jaar een momentopname te hebben. Meer hierover lees je in dit artikel over cycle counting versus jaarlijkse inventarisatie.
Waarom realtime data cruciaal is bij piekmomenten
Bij pieken zoals Black Friday of de decembermaand verandert je voorraad soms per minuut. Zonder realtime synchronisatie tussen magazijn en webshop-CMS loop je het risico dat je tien bestellingen binnenkrijgt voor een artikel waarvan er nog maar drie op voorraad zijn. Barcodescanning en RF-scanners verminderen fouten drastisch doordat elke in- en uitgaande beweging direct wordt vastgelegd, in plaats van achteraf handmatig te worden ingevoerd. Wil je hiermee starten, dan is barcodescanning in het magazijn invoeren een logische eerste stap.
De rol van een WMS bij het voorkomen van backorders
Een warehouse management systeem (WMS) automatiseert wat in een spreadsheet altijd handwerk blijft. Elke ontvangst, verplaatsing en uitlevering wordt automatisch geregistreerd, waardoor je voorraadniveau continu klopt met de werkelijkheid.
Wat een WMS anders doet dan een spreadsheet
Een spreadsheet is statisch: iemand moet hem bijwerken, en fouten sluipen er makkelijk in. Een WMS werkt met realtime data en geeft inzicht in drie lagen van voorraad:
- Beschikbare voorraad: wat je nu daadwerkelijk kunt verkopen.
- Gereserveerde voorraad: wat al gekoppeld is aan openstaande orders.
- Inkomende voorraad: wat onderweg is vanuit je leverancier.
Zonder dit onderscheid loop je het risico dat je “beschikbare” voorraad toont die eigenlijk al gereserveerd is voor een andere order. Meer achtergrond hierover vind je in het artikel wat is een WMS.
Integratie tussen WMS en je webshopplatform
Een WMS koppelt direct aan je webshopplatform (zoals Shopify, WooCommerce of Magento) en marketplaces. Zodra voorraad het reorder point bereikt, krijg je automatisch een alert om bij te bestellen, nog voordat je daadwerkelijk nul op voorraad hebt. Lyra WMS synchroniseert voorraadniveaus bijvoorbeeld realtime tussen al je verkoopkanalen, zodat je nooit meer verkoopt dan je daadwerkelijk kunt leveren. Benieuwd welke functionaliteiten hierbij helpen? Bekijk de Lyra WMS features.
Leveranciersmanagement en inkoopstrategie optimaliseren
Zelfs met perfecte forecasting en realtime voorraaddata loop je tegen backorders aan als je inkoopstrategie niet op orde is.
Meerdere leveranciers als risicospreiding
Werk je met slechts Ć©Ć©n leverancier per product, dan ben je kwetsbaar voor vertragingen, productieproblemen of faillissementen. Door met meerdere leveranciers te werken, spreid je dit risico. Dit hoeft niet te betekenen dat je bij elke leverancier evenveel afneemt: een primaire en een secundaire leverancier per productcategorie is vaak al voldoende.
Inkoopcyclus afstemmen op je verkoopdata
Stem je inkoopmomenten af op je verkoopvoorspellingen in plaats van op een vaste kalender. Verkoop je een product structureel sneller in november en december, dan bestel je ruim voor die piek bij, met extra marge voor vertraging in de supply chain.
Optie 1 ā vaste inkoopcyclus: Werkt goed bij stabiele, voorspelbare vraag, maar reageert traag op onverwachte pieken. Optie 2 ā dynamische inkoop op basis van verkoopdata: Vraagt meer sturing, maar voorkomt structureel backorders bij wisselende vraag.
Wat je kunt doen als een backorder toch onvermijdelijk is
Ondanks alle voorzorgsmaatregelen is een backorder soms niet te vermijden, bijvoorbeeld door een onverwachte leveringsvertraging bij je fabrikant. Op dat moment bepaalt je communicatie of de klant begrip toont of afhaakt.
Communicatie als sleutel tot klanttevredenheid
Wees transparant over de verwachte levertijd zodra je weet dat een product vertraagd is. Stuur automatische e-mailnotificaties bij elke statuswijziging, zodat de klant niet zelf hoeft te informeren. Een klant die proactief geĆÆnformeerd wordt, accepteert een backorder vaak prima, vooral bij populaire of unieke producten waarvoor hij bereid is te wachten.
Alternatieven aanbieden zonder omzet te verliezen
Bied waar mogelijk een vergelijkbaar alternatief product aan, zodat de klant alsnog geholpen is zonder op de oorspronkelijke bestelling te hoeven wachten. Overweeg bij langere vertragingen een kleine compensatie, zoals een kortingscode voor een volgende bestelling of gratis verzending. Dit kost weinig, maar houdt de klantrelatie intact.
Tip: Bouw een vast script voor je klantenservice voor backorder-situaties. Consistente, empathische communicatie voorkomt escalaties en negatieve reviews.
Wil je dieper ingaan op de basis van je voorraadbeheer, lees dan ook deze voorraadbeheer webshop tips voor praktische vervolgstappen.
Veelgestelde vragen
Wat is het verschil tussen een backorder en een voorraadtekort?
Bij een backorder kan de klant het product nog steeds bestellen, ondanks dat de voorraad op nul staat, met een latere levering als gevolg. Bij een voorraadtekort wordt het product niet meer aangeboden in de webshop totdat er weer voorraad beschikbaar is.
Hoe bereken je de juiste veiligheidsvoorraad om backorders te voorkomen?
Je berekent veiligheidsvoorraad op basis van je gemiddelde vraag, de levertijd van je leverancier en de gewenste servicegraad. Een eenvoudige formule is: (maximale dagelijkse verkoop x maximale levertijd) min (gemiddelde dagelijkse verkoop x gemiddelde levertijd). Zo bouw je een buffer op die schommelingen in vraag en levertijd opvangt.
Welke software helpt bij het voorkomen van backorders?
WMS-systemen en voorraadbeheersoftware met realtime synchronisatie tussen verkoopkanalen zijn het meest effectief. Ze geven direct inzicht in beschikbare, gereserveerde en inkomende voorraad, en sturen automatisch alerts wanneer het reorder point is bereikt.
Zijn backorders altijd slecht voor de klantervaring?
Niet per se. Bij goede, proactieve communicatie en realistische levertijden accepteren veel klanten een backorder, zeker als het gaat om populaire of unieke producten waarvoor ze bereid zijn te wachten. Het probleem ontstaat vooral wanneer de klant pas achteraf, zonder uitleg, wordt geconfronteerd met vertraging.
Hoe vaak moet je voorraad tellen om backorders te voorkomen?
Dit hangt af van de categorie binnen je ABC-analyse. A-artikelen met hoge verkoopfrequentie tel je idealiter wekelijks, B-artikelen maandelijks en C-artikelen per kwartaal. Deze vorm van cycle counting houdt je voorraadregistratie continu actueel, in tegenstelling tot een jaarlijkse volledige telling.
Wil je weten hoe je dit in jouw magazijn aanpakt? Plan een vrijblijvende discovery call en we kijken het samen door.
Plan een discovery call ā
