Elke seconde die een medewerker zoekt naar een schap, kost geld. Een onduidelijk of inconsistent locatiesysteem is een van de meest onderschatte oorzaken van trage orderpicking en foutieve leveringen. In dit artikel lees je hoe je magazijnlocaties nummert volgens bewezen best practices, welke fouten je moet vermijden en hoe je het systeem toekomstbestendig maakt.
Waarom een goed locatiesysteem het fundament is van je magazijn
Een locatiecode lijkt een detail, maar het is de ruggengraat van je hele operatie. Iedere pick, elke voorraadtelling en elke aanvulling draait om de vraag: waar ligt dit artikel precies? Als het antwoord niet in twee seconden duidelijk is, verlies je tijd. Op honderden picks per dag telt dat enorm op.
Uit de praktijk blijkt dat medewerkers bij een onduidelijke of inconsistente locatiecodering gemiddeld 15 tot 30 seconden extra kwijt zijn per pick. Bij 500 picks per dag is dat al snel meer dan twee uur productieverlies, elke dag opnieuw. Daarnaast stijgt het foutpercentage: verkeerde locaties leiden tot verkeerd gepickte artikelen, wat weer resulteert in retourzendingen en ontevreden klanten.
Er is ook een directe relatie tussen locatienummering en de doorlooptijd van orders. Hoe logischer de looproute via je codering, hoe sneller een order compleet is. Dit raakt rechtstreeks aan je magazijn KPI’s die je moet meten, zoals picks per uur en orderdoorlooptijd.
Veel bedrijven merken pas dat hun systeem tekortschiet bij groei: een tweede verdieping, een nieuwe magazijnlay-out, of uitbreiding naar meerdere zones. Wat ooit logisch was voor 500 SKU’s, werkt niet meer bij 5.000. Dan is het tijd om structureel na te denken over magazijnlocaties nummeren volgens best practices, in plaats van ad-hoc nummers te blijven plakken.
De basisprincipes van magazijnlocaties nummeren
Een goed locatiesysteem is opgebouwd uit een logische hiërarchie, is consistent van formaat, leesbaar voor mens én scanner, en biedt ruimte voor groei. Deze vier principes vormen samen de basis van elke sterke coderingsstructuur.
Opbouw van een locatiecode: gang-rek-niveau-vak
De meest gebruikte en beproefde structuur bestaat uit vier segmenten:
- Gang: het pad of de rij waarin het rek staat (bijv. A, B, C)
- Rek: het specifieke rek binnen die gang (01, 02, 03)
- Niveau: de hoogte, van vloerniveau tot bovenste schap (0 = vloer, 1, 2, 3…)
- Vak: de specifieke positie binnen dat niveau (01, 02, 03)
Dit resulteert in een code als A-03-02-05: gang A, rek 3, niveau 2, vak 5. Deze opbouw sluit direct aan bij de looproute die een picker aflegt, wat het systeem intuïtief maakt.
Tip: Gebruik altijd hetzelfde aantal cijfers per segment, bijvoorbeeld altijd twee cijfers voor rek en vak. Zo voorkom je verwarring tussen “A-3-2-5” en “A-03-02-05” en blijft sortering in systemen consistent.
Alfanumeriek versus puur numeriek: wat werkt beter
Beide varianten hebben voor- en nadelen. Alfanumerieke codes (met letters voor gangen) zijn voor mensen makkelijker te onthouden en te herkennen in een fysieke ruimte. Puur numerieke codes zijn dan weer eenvoudiger te verwerken in sommige oudere systemen en makkelijker te sorteren.
De praktijk leert dat een combinatie het beste werkt: letters voor gangen (herkenbaar voor mensen), cijfers voor rek, niveau en vak (eenduidig voor systemen). Vermijd wel verwarrende letters zoals de I en de O, die te veel lijken op het cijfer 1 en 0.
Veelgebruikte structuren voor locatienummering
Er bestaat geen enkele juiste manier om te nummeren, maar een aantal structuren komt in de praktijk het meest voor.
Sequentieel nummeren: voor- en nadelen
Bij sequentieel nummeren loop je gang voor gang, rek voor rek in oplopende volgorde. Dit is simpel te implementeren en makkelijk uit te leggen aan nieuwe medewerkers.
Het nadeel: als je later een rek wilt toevoegen tussen twee bestaande rekken, ontstaat er een probleem. Je moet dan óf hernummeren (tijdrovend en foutgevoelig) óf een onlogische tussencode toevoegen die de consistentie doorbreekt.
Tip: Laat bij sequentieel nummeren bewust ruimte over, bijvoorbeeld door in stappen van 5 of 10 te nummeren (rek 05, 10, 15) in plaats van opeenvolgend (01, 02, 03). Zo kun je later eenvoudig rek 07 of 08 tussenvoegen.
Zonecodering bij meerdere productcategorieën
Werk je met verschillende productcategorieën, temperatuurzones (bijvoorbeeld gekoeld versus normaal) of aparte snelloper- en langzaamloperzones? Dan is zonecodering een logische aanvulling. Je voegt een zoneletter of -cijfer toe vóór de reguliere code, bijvoorbeeld K-A-03-02-05 voor een locatie in de koelzone.
Dit is ook relevant als je met verschillende orderpicken methodes werkt: zone picking vraagt om een heldere zone-indeling in je codering, anders wordt het lastig om looproutes per zone te optimaliseren.
Voor bulklocaties (grote hoeveelheden, reservevoorraad) versus bin-locaties (kleine plukvakken voor snelle picking) is het slim om een apart kenmerk toe te voegen, bijvoorbeeld een letter B voor bulk en P voor pick, zodat je systeem en medewerkers direct het onderscheid zien.
| Structuur | Voordeel | Nadeel | Geschikt voor |
|---|---|---|---|
| Sequentieel | Simpel, snel te leren | Lastig uit te breiden | Kleine, stabiele magazijnen |
| Zonegebaseerd | Overzichtelijk per categorie | Iets complexer op te zetten | Meerdere productgroepen/temperatuurzones |
| Alfanumeriek | Herkenbaar voor mensen | Risico op verwarring (I/1, O/0) | De meeste magazijnen |
| Puur numeriek | Eenvoudig voor systemen | Minder intuïtief voor mensen | Sterk geautomatiseerde omgevingen |
Veelgemaakte fouten bij het nummeren van magazijnlocaties
Zelfs ervaren operations managers trappen in dezelfde valkuilen. De meest voorkomende fouten op een rij:
- Geen ruimte laten voor groei. Een strak doorlopend nummeringssysteem zonder marge dwingt je bij uitbreiding tot hernummeren, met alle risico’s op fouten van dien.
- Verwarrende tekens gebruiken. De letter I lijkt op het cijfer 1, de letter O op het cijfer 0. Op een gescande barcode of een handgeschreven label leidt dit tot verkeerde picks.
- Inconsistente coderingslengte. Als de ene zone met twee cijfers werkt en de andere met drie, ontstaat er verwarring en werkt sortering in je systeem niet meer betrouwbaar.
- Handmatige aanpassingen zonder documentatie. Een picker die “even snel” een pallet naar een andere locatie verplaatst zonder dit te registreren, zorgt voor een mismatch tussen je systeem en de werkelijkheid. Dit is een van de grootste oorzaken van telverschillen.
Waarschuwing: Een locatiesysteem dat alleen in de hoofden van je meest ervaren medewerkers bestaat, is geen systeem. Zodra die persoon met vakantie is of vertrekt, ontstaan er fouten en vertragingen.
Stappenplan: zo richt je een nieuw locatiesysteem in
Een nieuw locatiesysteem opzetten doe je niet van de ene op de andere dag. Een gestructureerde aanpak voorkomt dat je halverwege moet bijsturen.
Stap 1: breng je huidige magazijnlay-out in kaart Teken je magazijn uit, inclusief alle gangen, rekken, niveaus en eventuele zones. Dit vormt de basis voor je coderingslogica.
Stap 2: bepaal zones en looproutes voor optimale picking Kijk naar pickfrequentie: snelloper dicht bij de uitgifte, langzame lopers verder weg. Dit sluit aan bij de principes uit succesvol je magazijn inrichten.
Stap 3: kies je coderingsformaat en documenteer de logica Leg vast hoeveel cijfers elk segment krijgt, welke letters je gebruikt en waarom. Zet dit op papier zodat nieuwe medewerkers en leveranciers het kunnen naslaan.
Stap 4: label fysiek en test met een pilotzone Begin met één gang of zone. Test of de labels goed scanbaar zijn en of medewerkers de logica intuïtief begrijpen, voordat je het hele magazijn omzet.
Stap 5: rol uit en train medewerkers op het nieuwe systeem Zodra de pilot succesvol is, rol je uit naar de rest van het magazijn. Zorg voor duidelijke instructies en, waar mogelijk, visuele hulpmiddelen zoals plattegronden bij de ingang van elke gang.
Locatienummering koppelen aan je WMS
Een Excel-lijst met locaties werkt prima bij een klein magazijn met een handjevol SKU’s. Zodra je groeit, wordt dit onhoudbaar: geen realtime inzicht, geen automatische controle op dubbele locaties, en foutgevoelig bij handmatige updates.
Een WMS automatiseert dit proces. Het systeem kan automatisch locatiesuggesties doen op basis van pickfrequentie (slotting), zodat snellopers altijd op de meest toegankelijke plekken terechtkomen. Daarnaast geeft een WMS realtime inzicht in de voorraad per locatie, wat telfouten en discrepanties tussen fysieke voorraad en systeemvoorraad voorkomt.
Lyra WMS koppelt bijvoorbeeld locatiebeheer direct aan barcodescanning, zodat elke verplaatsing automatisch wordt vastgelegd. Dit verlaagt de foutmarge aanzienlijk ten opzichte van handmatige registratie en zorgt dat je locatiedata altijd actueel blijft, ook bij drukte of personeelswissels. Bekijk de mogelijkheden op de Lyra WMS features-pagina voor meer details over locatiebeheer en slotting.
Onderhoud en optimalisatie op lange termijn
Een locatiesysteem is nooit “klaar”. Verkoopdata verandert, seizoenen wisselen en je assortiment groeit. Daarom is periodiek onderhoud net zo belangrijk als de initiële inrichting.
Evalueer minimaal een keer per kwartaal welke producten je snelste lopers zijn en of hun locatie nog optimaal is. Bij seizoensgebonden voorraad, denk aan tuinartikelen in de lente of decoratie rond de feestdagen, loont het om tijdelijk locaties te herschikken zodat drukke periodes soepeler verlopen.
Cyclisch tellen is onmisbaar om je locatiedata accuraat te houden. In plaats van één grote jaarlijkse telling, tel je doorlopend kleine delen van je magazijn. Dit sluit aan bij de aanbevelingen in voorraadbeheer webshop tips en voorkomt dat kleine afwijkingen zich opstapelen tot grote discrepanties.
Signaal om je systeem te herzien: als je merkt dat medewerkers regelmatig vragen stellen over waar iets ligt, of als je foutpercentage bij picking structureel stijgt, is dat een duidelijk teken dat je huidige locatiesysteem zijn grenzen heeft bereikt.
Grotere veranderingen, zoals een verhuizing, een nieuwe magazijnlay-out of de overstap naar een nieuw systeem, zijn goede momenten om je hele coderingsstructuur opnieuw tegen het licht te houden. Een gestructureerde aanpak hierbij vind je terug in het WMS implementatie stappenplan.
Veelgestelde vragen
Wat is de beste manier om magazijnlocaties te nummeren?
Er is geen universele “beste” manier, dat hangt af van de grootte en indeling van je magazijn. Wel gelden een aantal vaste principes: consistentie in formaat, leesbaarheid voor zowel mensen als scanners, en voldoende ruimte voor toekomstige groei. De meest gebruikte en betrouwbare basis is de gang-rek-niveau-vak structuur, waarbij elk segment een vast aantal karakters heeft.
Moet ik letters of cijfers gebruiken voor locatiecodes?
Een combinatie werkt in de praktijk het beste: letters voor gangen omdat mensen deze makkelijker herkennen en onthouden, cijfers voor rek, niveau en vak omdat deze eenduidig te verwerken zijn in systemen. Vermijd wel letters die op cijfers lijken, zoals de I (lijkt op 1) en de O (lijkt op 0), om verwarring en scanfouten te voorkomen.
Hoe pas ik locatienummering aan bij een groeiend magazijn?
Reserveer vooraf ruimte in je coderingsstructuur, bijvoorbeeld door in stappen van 5 of 10 te nummeren in plaats van opeenvolgend. Zo kun je later nieuwe rekken of vakken toevoegen zonder het hele systeem te hernummeren. Evalueer daarnaast periodiek, minimaal jaarlijks, of je structuur nog aansluit bij je huidige assortiment en magazijnindeling.
Wat kost het als magazijnlocaties niet goed genummerd zijn?
Concreet: 15 tot 30 seconden extra per pick door zoektijd, wat bij honderden picks per dag oploopt tot uren productieverlies. Daarnaast stijgt het foutpercentage doordat medewerkers de verkeerde locatie of het verkeerde artikel pakken, wat weer leidt tot meer retouren en een langere orderdoorlooptijd.
Hoe vaak moet ik mijn locatiesysteem herzien?
Een jaarlijkse evaluatie is een goede vuistregel, maar bij snelle groei, een sterk wisselend assortiment of seizoensgebonden voorraad kan vaker nodig zijn. Let ook op signalen zoals stijgende foutpercentages of medewerkers die veel vragen stellen over locaties: dat is vaak een teken dat het systeem eerder aan herziening toe is dan gepland.
Wil je weten hoe je dit in jouw magazijn aanpakt? Plan een vrijblijvende discovery call en we kijken het samen door.
Plan een discovery call →
